Bien préparer la rentrée de Septembre

Les vacances arrivant bientôt, je me suis dit qu'une petite check-list de ce que je dois faire pour préparer ma rentrée en Septembre au retour des vacances, allez un peu de courage....

1 NETTOYER MA BASE DE DONNEES 

L'émission de courrier représente un coût pour l'entreprise. Le retour à l'envoyeur également. Destinataire inconnu ou ayant déménagé depuis quelque temps déjà, adresse fausse ou incomplète, confusion entre deux localités, absence de numéro, mauvais code postal, rue rebaptisée... Les NPAI - "N’habite Plus à l’Adresse Indiquée" - correspondent à environ 5 % des courriers envoyés et pèsent en moyenne un euro chacun dans votre facture. Pour rendre plus efficaces vos campagnes de marketing direct dès la rentrée, supprimez de votre base marketing les informations fausses ou incomplètes.

2 FAIRE LA CHASSE AUX IMPAYES

Les dernières commandes que l'on vous a passées il y a quelques mois n'ont pas été payées ? Durant les vacances l’activité des entreprises est ralentie ce qui vous laissent sans interlocuteur au bout du fil. Prenez le temps de préparer pour la rentrée des courriers de relance prêts à envoyer. Les premiers jours de retour des vacances, sont souvent employés à ouvrir et répondre aux courriers. Attention, par e-mail, votre courrier risque de se perdre dans la masse de messages reçus et d'être effacé.

 3 ACTUALISER MES METHODES DE VEILLE

Moins sollicité pendant les vacances, vous aurez le temps de réorganiser votre veille. Tout d'abord, faites le tour des sources d'informations parues sur le marché (journaux, magazines, sites Internet, think tanks, institutions...). Faites-en une liste détaillée en précisant les thèmes abordés ou encore les rythmes et dates de parution. Dans certains cas, vous prendrez un abonnement. C'est également l'occasion de s'abonner à des newsletters de sites web, voire de créer une adresse e-mail spécifique qui vous évitera d'engorger votre adresse courante. Constituez également une revue de presse concernant tant votre entreprise que vous-même, notamment sur Internet, où soigner son image est déterminant. Regardez également ce qui se dit de vos concurrents et fournisseurs, voire ce qu'ils proposent ou préparent eux-mêmes pour la rentrée.  

4 QUELS SONT LES SALONS QUI M'INTERESSENT

Les événements professionnels - salons, colloques, conventions d'affaires... - sont signalés plusieurs mois à l'avance. Vous pouvez par exemple faire une liste des salons susceptibles d'intéresser de près ou de loin votre activité et la soumettre à vos collaborateurs ou supérieurs. C'est l'occasion de faire de la veille sur ses concurrents, fournisseurs ou futurs clients. Au delà de la simple visite d'un salon, vous pouvez également y participer comme exposant, ce qui implique d'investir davantage de temps et d'argent et de cibler très précisément l'événement professionnel. Il faut parfois s'y prendre un an avant le jour J.

5 ORGANISER UNE BASE DE DOCUMENTS

Les livres, revues, journaux quotidiens et plaquettes de présentation s'accumulent dans les armoires ou sur les étagères. Faites le ménage par le vide. Jetez doublons et vieux documents. Ne gardez que ceux datant de moins d'un an. Pensez à détruire les documents à caractère confidentiel et triez les autres pour le recyclage. Enfin, créer une base documentaire - un document partagé sur Excel par exemple - permet d'identifier qui est abonné à quoi, où les documents sont archivés, etc.

6 FAIRE DU RANGEMENT DANS MON ORDINATEUR

Les documents peuvent également être virtuels, mais ils n'en prennent pas moins de place. Résultat : vous ne vous y retrouvez plus, ou bien utilisez un document alors qu'il en existe un plus récent, voire encore votre ordinateur fait preuve d'une lenteur agaçante. Jetez tout ce qui est inutile. Même chose pour votre messagerie : supprimez les courriers lorsque ceux-ci n'ont pas d'importance, classez les autres et notez les adresses utiles et bons contacts dans un fichier dédié. Prenez garde de ne pas perdre les documents nécessaires pour la traçabilité d'un courrier ou le suivi d'un projet.  

7 RAVIVER MA COMMUNICATION

En vue de la rentrée, donnez un nouveau souffle à votre communication. Sur les plaquettes de présentation ou votre site Internet, adaptez vos messages, changez les photos obsolètes... Il peut être intéressant également de faire un peu de teasing durant l'été et d'annoncer les nouveautés à venir en à la rentrée en termes de produits ou de services, voire de préparer une campagne pour la rentrée.

8 REORGANISER MON BUREAU

Améliorez votre confort mais également l'image que vous donnez de vous aux autres en réorganisant votre bureau. Tout d'abord, rangez les dossiers entassés sur votre bureau et libérez l'espace. Ensuite, adaptez votre poste de travail. Réglez votre chaise pour avoir les coudes à angle droit par rapport au plan de travail mais évitez d'être penché sur votre bureau. Vous devez vous tenir à 50 à 60 centimètres de l'écran de votre ordinateur et votre regard doit être au niveau du haut de l'écran.